Na wstępie wskazania wymaga, że czynności prawne dokonywane pomiędzy stronami mogą przyjmować różną formę. Od powyższej zasady istnieje wiele wyjątków, m.in. dla części czynności prawnych niezachowanie formy pisemnej spowoduje ich nieważność z mocy prawa. Istnieje również szereg takich czynności prawnych, dla których wymagana jest forma aktu notarialnego, czy też konieczność poświadczenia podpisu przez notariusza. Niezachowanie i tych warunków doprowadzi do nieważności zawartych umów. Z kolei, dla innych czynności prawnych przepisy zastrzegają formę pisemną dla celów dowodowych, przy czym niezachowanie formy pisemnej nie będzie skutkowało ich nieważnością, nie mniej w ewentualnych późniejszych sporach sądowych – co do zasady – nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, o czym szerzej poniżej. Bardzo powszechną i popularną formą zawierania umów pomiędzy stronami jest forma ustna, jest ona zawierana przez każdego z nas praktycznie codziennie. Niejednokrotnie również czynności prawne dokonywane są per facta concludentia, a więc w sposób dorozumiany, bez użycia słów, poprzez przystąpienie do wykonywania umowy.
Zatem skoro nie każda czynność prawna wymaga zachowania formy pisemnej, dlaczego mimo wszystko warto zawierać je w takiej formie?
Argumentów za przychyleniem się do korzystania z formy pisemnej dla czynności, dla których nie została przewidziana inna bardziej rygorystyczna forma, jest wiele. W sytuacji, gdy strony są zgodne w swoich zamiarach, z pewnością wydawać by się mogło, że umowa taka jest zbędna. Problem jednak jawi się w sytuacji powstania konfliktu. To przede wszystkim wtedy zawarcie umowy w formie pisemnej daje stronom bezpieczeństwo i gwarancję w zakresie szczegółowego określenia ich woli, praw i obowiązków, wysokości wynagrodzenia, a także innych oświadczeń złożonych przez strony w zależności od rodzaju czynności prawnej. Umowa zawarta w formie pisemnej ma niezwykle ważne znaczenie dowodowe w powstałych w przyszłości na jej tle sporach sądowych. Warunki ustnej umowy znacznie trudniej jest wykazać przed sądem. W takich sytuacjach strony najczęściej sięgają po dowody osobowe, o ile ich przeprowadzenie nie jest ograniczone przepisami i o ile takowymi strony dysponują. Odnosząc się do ograniczeń w przeprowadzeniu dowodów osobowych wspomnieć jedynie należy, że zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności dla danej czynności prawnej, ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, chyba że obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu. Z kolei, jeżeli forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony. Co ważne, powyższych ograniczeń nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. W sprawach gospodarczych, a więc m. in. ze stosunków cywilnych między przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Z doświadczenia jednak można stwierdzić, że zeznania świadków często bywają bardzo ogólne i ograniczają się jedynie do potwierdzenia, że pomiędzy stronami zaistniał dany stosunek prawny. Nie mają oni jednak wiedzy w zakresie szczegółowych ustaleń stron, które w określonym stanie faktycznym są najistotniejsze. Gdy zaś strony dysponują umową pisemną, z pewnością ograniczona pozostaje możliwość podnoszenia zarzutów związanych np. z niewykonaniem określonych obowiązków, w sytuacji, gdy nie zostały one określone w umowie. Co więcej, zawarcie umowy w formie pisemnej ogranicza możliwość kwestionowania tego, co strony w treści umowy wspólnie ustaliły i na co się umówiły. Powyższe dotyczy zarówno umów zawieranych przez osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców.
Reasumując zatem, z całą pewnością należy stwierdzić, że korzystanie z możliwości zawarcia umowy w formie pisemnej powoduje powstanie pomiędzy stronami jasnego i klarownego stosunku prawnego i uniemożliwia podważanie wszelkich ustaleń stron, które wchodzą w zakres postanowień umowy pisemnej. Decydując się zaś na zawarcie umowy w formie ustnej należy liczyć się z pewnymi konsekwencjami, których wyeliminowanie w późniejszym okresie może okazać się trudne bądź wręcz niemożliwe.
Joanna Danisz, Adwokat w Kancelarii Ungier Gliniewicz i Wspólnicy
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości co do swoich uprawnień lub co do dalszego postępowania pamiętaj, że warto skonsultować się z zawodowym prawnikiem. Zapraszamy do kontaktu pod adresem email: biuro@ugwalert.pl.