Dlaczego warto zawierać umowy w formie pisemnej?

Na wstępie wskazania wymaga, że czynności prawne dokonywane pomiędzy stronami mogą przyjmować różną formę. Od powyższej zasady istnieje wiele wyjątków, m.in. dla części czynności prawnych niezachowanie formy pisemnej spowoduje ich nieważność z mocy prawa. Istnieje również szereg takich czynności prawnych, dla których wymagana jest forma aktu notarialnego, czy też konieczność poświadczenia podpisu przez notariusza. Niezachowanie i tych warunków doprowadzi do nieważności zawartych umów. Z kolei, dla innych czynności prawnych przepisy zastrzegają formę pisemną dla celów dowodowych, przy czym niezachowanie formy pisemnej nie będzie skutkowało ich nieważnością, nie mniej w ewentualnych późniejszych sporach sądowych – co do zasady – nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, o czym szerzej poniżej. Bardzo powszechną i popularną formą zawierania umów pomiędzy stronami jest forma ustna, jest ona zawierana przez każdego z nas praktycznie codziennie. Niejednokrotnie również czynności prawne dokonywane są per facta concludentia, a więc w sposób dorozumiany, bez użycia słów, poprzez przystąpienie do wykonywania umowy.

Zatem skoro nie każda czynność prawna wymaga zachowania formy pisemnej, dlaczego mimo wszystko warto zawierać je w takiej formie?

Argumentów za przychyleniem się do korzystania z formy pisemnej dla czynności, dla których nie została przewidziana inna bardziej rygorystyczna forma, jest wiele. W sytuacji, gdy strony są zgodne w swoich zamiarach, z pewnością wydawać by się mogło, że umowa taka jest zbędna. Problem jednak jawi się w sytuacji powstania konfliktu. To przede wszystkim wtedy zawarcie umowy w formie pisemnej daje stronom bezpieczeństwo i gwarancję w zakresie szczegółowego określenia ich woli, praw i obowiązków, wysokości wynagrodzenia, a także innych oświadczeń złożonych przez strony w zależności od rodzaju czynności prawnej. Umowa zawarta w formie pisemnej ma niezwykle ważne znaczenie dowodowe w powstałych w przyszłości na jej tle sporach sądowych. Warunki ustnej umowy znacznie trudniej jest wykazać przed sądem. W takich sytuacjach strony najczęściej sięgają po dowody osobowe, o ile ich przeprowadzenie nie jest ograniczone przepisami i o ile takowymi strony dysponują. Odnosząc się do ograniczeń w przeprowadzeniu dowodów osobowych wspomnieć jedynie należy, że zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności dla danej czynności prawnej, ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, chyba że obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu. Z kolei, jeżeli forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony. Co ważne, powyższych ograniczeń nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. W sprawach gospodarczych, a więc m. in. ze stosunków cywilnych między przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Z doświadczenia jednak można stwierdzić, że zeznania świadków często bywają bardzo ogólne i ograniczają się jedynie do potwierdzenia, że pomiędzy stronami zaistniał dany stosunek prawny. Nie mają oni jednak wiedzy w zakresie szczegółowych ustaleń stron, które w określonym stanie faktycznym są najistotniejsze. Gdy zaś strony dysponują umową pisemną, z pewnością ograniczona pozostaje możliwość podnoszenia zarzutów związanych np. z niewykonaniem określonych obowiązków, w sytuacji, gdy nie zostały one określone w umowie. Co więcej, zawarcie umowy w formie pisemnej ogranicza możliwość kwestionowania tego, co strony w treści umowy wspólnie ustaliły i na co się umówiły. Powyższe dotyczy zarówno umów zawieranych przez osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców.  

Reasumując zatem, z całą pewnością należy stwierdzić, że korzystanie z możliwości zawarcia umowy w formie pisemnej powoduje powstanie pomiędzy stronami jasnego i klarownego stosunku prawnego i uniemożliwia podważanie wszelkich ustaleń stron, które wchodzą w zakres postanowień umowy pisemnej. Decydując się zaś na zawarcie umowy w formie ustnej należy liczyć się z pewnymi konsekwencjami, których wyeliminowanie w późniejszym okresie może okazać się trudne bądź wręcz niemożliwe.

Joanna Danisz, Adwokat w Kancelarii Ungier Gliniewicz i Wspólnicy

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości co do swoich uprawnień lub co do dalszego postępowania pamiętaj, że warto skonsultować się z zawodowym prawnikiem. Zapraszamy do kontaktu pod adresem email: biuro@ugwalert.pl.